介護のフェイスシートとは？テンプレートに必要な情報や書き方を紹介
介護サービスを提供するうえで不可欠な「フェイスシート」。介護スタッフだけでなく、医師や看護師など多職種間で利用者さんの情報を共有するための大切なシートです。しかしながら、フェイスシートは共通のテンプレートが存在しないため、各事業所でさまざまな形があって書き方に迷ってしまうことも。そこで今回はフェイスシートに盛り込むべき項目や書き方のポイントをまとめてご紹介します。
目次
フェイスシートとは
まずはフェイスシートの目的や役割、アセスメントシートとの違いについて解説します。
目的・役割
利用者さんに適切なケアプランを作成すること、利用者さんに関わるスタッフ同士の連携をスムーズに進めることが、フェイスシートの主な目的と役割です。
介護保険法に基づくサービスを提供するためには、ケアマネジャーが利用者さんの細かな基本情報を把握したうえで計画書を作成し、利用者さんがサービスを提供する事業者と契約する必要があります。過不足ないサービスを提供するためにも、フェイスシートは必要です。
アセスメントシートとの違い
介護現場で使う利用者さんの情報を記した書類には「アセスメントシート」もあり、フェイスシートと混同しがち。
フェイスシートには利用者さんの基本的な情報を記しますが、アセスメントシートには利用者さんの身体や認知に関する能力など、取得した検査結果を分析してより踏み込んだ内容を記します。利用者さんの情報をまとめるならフェイスシートを、利用者さんの状況や能力を評価するならアセスメントシートを使用しましょう。
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フェイスシートのテンプレートに入れたい情報
介護サービスの提供する際には必要なフェイスシートですが、共通のテンプレートは存在せず、各事業所で状況に応じて作成する必要があります。しかしながら、一般的なフェイスシートに盛り込まれている項目はある程度共通しているため、テンプレート作成時には以下の内容が入っているか確認しておきましょう。
＜テンプレートに入れておきたい項目＞
・利用者さんの基本情報
・家族構成・緊急連絡先
・生活状況・生活歴
・職歴
・既往歴
・介護保険や後期高齢者医療保険の情報・要介護認定の有無
・相談者・相談内容
上記項目の他に、身体障害者手帳や療育手帳の情報・障害福祉サービス受給者証の情報など、細かく制度の利用の有無・等級・交付日を記しておけば、より有用なフェイスシートになります。過不足のないサービスを提供するためにも、聞き取った情報を詳しく記して実情に合ったテンプレートへ更新していきましょう。
フェイスシートの書き方！注意したいポイントは？
次に、フェイスシートの書き方をご紹介します。前提として、フェイスシートはサービス終了後も保管しておく大切な書類のため、記入にはボールペンといった消えにくいインクのペンを使用しましょう。シャープペンシルや鉛筆はすぐに記載情報を修正できる半面、書き換えられやすい点が書類の記入には適しません。
これを踏まえたうえで注意しておきたいポイントは、大きく分けて4つです。
共通言語を使う
フェイスシートは事業所の内外問わず、多職種のスタッフが目にします。どの職種のスタッフが見ても理解できるよう共通言語を使用するようにしましょう。
医療系ケアマネジャーがやりがちな書き方のひとつに医療英語の走り書きがあります。できるだけ日本語で書くよう意識すると、読み手に伝わりやすくなるはずです。また、専門用語や事業所内だけでしか使わない特有の用語や略称にも注意を向けます。
客観的かつ簡潔な内容にする
一目見るだけでわかるよう、客観的かつ簡潔な内容にするように注意しましょう。
利用者さんをより理解しようと聞き取りをしていると、感情が入りすぎてしまうことがあります。客観的な事実のみを記入するのがポイントです。
また、資料の記入となるとつい堅苦しく文章を複雑に書いてしまうことも。フェイスシートは相手に伝わるよう、冗長表現を避けて簡潔な日本語で書くことを念頭に置きましょう。
すべて記入する
利用者さん本人から確認できる情報以外に、家族でないとわからない情報もあります。この場で確認できないからといって空白を残してしまうと、あとで他のスタッフが情報不足で困ってしまうことも。フェイスシートはすべて記入するのが基本です。テンプレートの記入例や項目をあらかじめ把握しておき、聞き取りへ進むと空白ができてしまったり書き方に困ったりということが少なくなります。
最新情報を記入する
フェイスシートには常に最新情報を記しておきましょう。家族の連絡先や主治医の変更などは更新が漏れがちです。緊急時に最新の情報がわからないと、速やかに連絡が取れず大変な事態に陥ることもあります。利用者さんとご家族にはこの点をしっかりと理解してもらい、変更があれば連絡してもらうこと、定期的にフェイスシートの内容に変更が生じていないか確認することを心掛けましょう。
フェイスシートは管理にも注意を
フェイスシートはたくさんの個人情報が詰まった重要書類です。不用意な管理・持ち出しによって情報漏えいすると、漏えいさせてしまったスタッフ個人だけでなく、事業所全体が社会的責任を問われることになります。フェイスシートは施錠できるキャビネットやパスワードをかけて電子保管するなど、セキュリティに注意しましょう。持ち出す場合は事業所内でルールをつくって運用するなど工夫が必要です。
また、フェイスシートはサービス終了後2年間、市区町村によっては条例で終了後5年間保管するなど保管期間が義務付けられており、安易に処分することができません。実地指導などの際には保管状況も確認されることを覚えておきましょう。
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フェイスシートのテンプレートを参考に書き方を把握してよりよいサービスの提供へ
フェイスシートのテンプレートに共通して盛り込まれている項目や書き方、フェイスシートの管理方法などをご紹介しました。しっかりと過不足なくフェイスシートを埋めていくことが、よりよい介護サービスの提供に直結します。アセスメントシートとの違いも念頭に置いて2つのシートを正しく使い分けて利用者さんの満足度を高めていきましょう。
